15.如何进行系统的切入?
信息化项目实施过程中，信息系统的切入是一个非常重要的环节。系统切换主要包括以下步骤：
1.做好系统基础数据准备工作
基础数据务必准确，基础数据的准备必须充分。
以ERP系统的实施为例，所需要准备的数据涉及仓储等物流数据。系统实施后，见效最快的往往是物流系统，如果初始数据不准确，会造成有劳无功的后果。
物流系统的数据初始化工作应该细致和充分，可以让公司的财务管理部门与物流管理部门联合，一起完成数据初始化和盘点等工作，这样有利于系统对接后，账务数据的一致性和准确性，同时缩短系统实施时间。
对于出现的问题，可以通过过程跟踪方法，跟踪业务操作人员的业务处理流程，进行进一步的现场培训，并根据实际情况进行抽查，及时解决问题。
其中，对销售、采购、预算、质量管理等涉及业务操作的数据，采用实施过程控制的管理手段，在数据资源录入阶段，结合软件系统预警控制和严格的业务管理，对数据资源的合法性和可执行性，加以审核、控制，将管控前移，减少无效数据对正常业务流程的影响。
2.硬件及网络环境准备
网络硬件、软件环境检查是上线准备阶段非常重要的一项任务。具体内容包括：
网络准备：保证局域网网络畅通，连锁交换电脑可以连接因特网，减少文件共享。
硬件准备：电脑操作无故障，键盘鼠标扫描枪等输入设备正常，打印机无故障。
软件准备：操作系统健康运行，相应软件执行安全补丁，防火墙杀毒软件使用正常并定时升级。
3.试运行和正式上线运行
为了确保在该阶段不出现大的数据变更或者流程调整，前期的各阶段工作尤为重要，也就是说各阶段工作有着紧密的因果关系。
建议实施人员在执行试运行阶段时，可以开通新旧两套版本同时运行，然后让员工快速熟悉使用新系统，以辅助其短时间内容掌握新系统各个功能模块和部门流程。
另外全面上线的前提条件还包括：试运行期间暴露的各种细节问题都得到妥善解决;企业员工岗位分工完成，责任明确;有关文档都齐备，并由领导组审核签字;客户做好正式上线的心理准备，预期执行没有问题;实施人员与客户确认全面上线时间，再进行一次数据处理，把原来系统中的库存信息转移到新系统中来，所有部门全面上线，所有业务转移到新系统中录入。
全面上线时，库存信息与原来系统完全相同。原来系统继续保留服务器及部门查询机器，需要备份，以作为查询过渡使用。
16.系统切换过程中应注意哪些事项?
1.分割系统，降低难度
为降低整体切换的实施难度，对于较大的系统，考虑将系统分割，比如，对于ERP系统，可以将系统划分为财务+物流系统、生产制造系统两个部分，再进行分阶段性实施。
2.主线工作尽快上线
切换阶段要把握重点，先解决主要需求，后调整末端流程和实施次要需求。因此，主线业务必须尽快上线应用，比如财务处理。只有关键业务运转起来，才能推动整体实施进度。
实施中必须处理好关键环节。这些关键环节大多发生在业务衔接的节点上，往往牵扯到各部门各人员间的责任、利益和工作量，容易引发冲突和扯皮现象。
沟通就显得尤为重要，要把问题上升到一定高度，进行分析。冲突和扯皮现象的实质是原有责、权、利之间的冲突，是业务流程或业务执行的问题，可以通过分化矛盾和会议讨论，群策群力，给出可行的解决办法。
3.以团队推进系统切换实施策略
系统的切换成功是需要通过业务操作人员来实现的，必须消除人员的惧怕和抵触心理，“授人以鱼，不如授人以渔”，要使员工感到能与企业一起成长，从而实现员工的个人价值。
对业务操作人员的培训必须到位。如果业务部门对系统业务操作流程与工作内容、业务流程和管理流程界定不清，将影响实施的准确执行。
在系统切换的特殊阶段，项目实施团队必须向业务部门管理者和业务操作人员，解释清楚各个操作流程，培养业务操作负责人。每个部门培养出1～2名业务操作骨干，使他们能在完成切换工作的同时，对本部门内部人员也进行基础培训，以滚雪球的方式壮大实施团队。
由于处在系统切换阶段，不能摒弃业务部门的原始操作，存在业务处理的并行操作，所以业务人员的工作量相当大。在这一艰苦的实施阶段，可以先从容易的实施环节入手，用成功的实施成果，鼓励团队的队员，做好实施团队的后勤保障，使实施团队无后顾之忧，团结一心实现成功。
4.“一把手”推进
项目切换阶段是提升原始的业务操作，并将其移植到信息管理平台上的过程。原有的业务管理和业务操作格局，将面临重新调整和定位，有些部门、有些人的工作内容可能减轻了，同时另外一些部门和人员的工作内容可能会增加，相关的权力和利益也将重新划分。这个阶段容易引发冲突和扯皮现象。
如何使企业的管理和业务人员快速适应这种变化，是企业高层管理者和项目实施团队必须面对的现实问题。此时，必须保证有一位权力集中、裁决公正、指挥有力的公司高级领导出任项目组长，这样在遇到矛盾时，他能给予方向性的指导和行政上的支持，同时创造良好的实施环境。
5.引入绩效考核
引入绩效考核和部门审计制度，使所有业务操作人员必须对本职工作负责。如建立合理、规范的业务审核和监督机制。
在系统切换阶段，允许出现业务操作失误，但是在同一节点上的业务操作失误重复出现多次，可以进行处罚。其次，可以通过诸如建立由财务管理部门负责系统数据业务执行的审计机制，这样可以及时发现问题，并通知相关业务部门，降低错误单据的数量。比如，数据系统的源头是单据，保证在规定的时间完成规范的单据输入，可以解决80%的数据管理问题。
6.系统切换的力度与要求
项目切换阶段对流程和方案设计的执行必须坚决果断。如果发现问题，应及时修改，准确执行。即便方案设计再合理，如果没有准确的执行，效果同样不能显现。
应该严格按照整体设计方案准确实施，使系统切换有条不紊地进行。已经实施的部分必须要看到成效，才能确保后续实施的跟进。要避免出现因局部实施失败形成的负面影响，这样将直接打击实施人员的积极性，造成实施风险。
7.成功切换后，坚持应用系统，不轻易废止
成功切换之后，对于应用过程中出现的问题要及时学习，通过系统本身来解决问题，逐渐熟练使用系统，不可以因为出现一些问题就随便中止使用新系统。 |
