引:悠长的办公史是一个创造知识、形成书籍、构筑文明和产生文化的过程，也是一个技术进步的过程，伴随着纸张、电子化文档、检索、图像应用和工作流，我们迎来了21世纪的办公新时代。
办公室创造知识
办公室起源于古代皇帝和君王的居室，在那里执政的君王讨论统治国家的方法，颁布法律法规，其间产生的数据就是行政需要的基本素材，这也是办公的雏形。办公发生重大变革是从汉代纸的利用开始，在质量轻体积小的纸张上，记录下执政、行政所需要的各种数据并进行上传下达，从而使知识的传达、法律法规的颁布变为可能。而到了唐代，知识的利用飞跃发展，行政变得更加高效，来自多国的留学生集聚在唐朝的首都长安，获取知识，并进一步传播，唐朝的行政组织和宗教文化以书籍的形式传播到了周边各国。
书籍构筑新文明
知识书籍化以后，为了保护记录重要知识的书籍，具有持续保管设施、能承受风雨，具有承受火灾能力的办公室就出现了，同时也形成了各式各样的建筑文化。
伴随着语言的发展，也诞生了以李白为代表的诗歌文化，以王羲之为代表的书法文化等多种文化，这些文化的起源都是为了更有效地利用知识，同时也促进了行政组织的发展。
文件电子化
文件的形成是办公的一种进步。文件生成是知识加工过程，在生成过程中，要以文件可以再利用为前提，为了文件易读，要使用标准的字体和格式；为了便于检索，文件中要增加目录和索引；为了使文件中的内容更加可靠，其中的内容要被重复讨论和推敲好多次，而且对于文件的制作者也会有严格的限定，以上的种种都使得文件制作具有较高的成本。
为了文件可以让更多的人使用，就要重复制作很多份，也促进了印刷技术的不断发展。
文件的电子化促生了电子书籍，电子书籍是21世纪办公室的一个重要变革，电子记录器的尺寸比纸张小了很多，成本也降低了，电子书籍的应用改变了办公的各个方面，这场变革仍在进行中。
办公非专业化
在现在的商务环境下，一般的事务职员也能熟练处理文件，因此办公环境需要设计完善，使普通用户可以通过输入数据和知识，然后制作出能读的文件，可以即时检索，瞬间向全世界传送。虽然作出的数据和知识比专家的质量会差，但是数量却远远多于专家。如今发布在互联网上的内容大约有数千亿页，这样庞大的信息可以通过检索高效地选择。
使以上这些成为可能的，是在办公环境中的标准化与电子化文件技术，还有从混乱环境中不断检索有用数据的全文检索技术。
图像的使用
21世纪办公室的另一大进化是图像的利用，图像的感性表现力大，所以在重要场合中被使用。原来图像是专家们通过绘制实现的，图像的成本比文字要高很多。但是随着照相技术和压缩技术的应用，图像生成简单化，而电子化的图像更是迅速导入办公应用，图像应用的发展也是一个非专家成为主导的过程。今天，图像使非专家的用户同样可以简单地制作出更具表现力的文件。
纸张从主角到配角
表现知识的文件采用纸质还是电子，取决于最终要传达的对象是谁，也取决于文件的数量。通常情况下，人们通过视觉接受文件表现的知识，为此要把图像和文字印刷在纸张上，为了提升表现效果，又在印刷中增加了色彩，但是随着知识的数量和种类的激增，纸张的使用量变越来越大，对于森林资源的浪费也越来越大。
控制纸的使用量将有助于保护森林资源，减少资源消耗是社会发展的需要。理光从作为世界最大的复印机制造厂，研究开发了可多次使用的再生纸，而且还进行了易读廉价的大型高清晰显示器的研究开发。
对于今天合未来的办公室，一方面充分地利用纸张带来的方便性，另一方面也要控制纸张的使用量。
灵活的工作流
电子文件在网络中传输，比起纸质文件的传送效率要高出几个数量级，而且还可以包含文字、画像、动画、语音等多种信息，传递的知识更丰富。文件只有在商务传递中才能显现出价值，文件要相互传递和流动，这种文件的流动称为工作流，在所有商务中工作流都是必要的。因为工作流用途不同，所以传送工作量的软件的灵活性是不可缺少的。 |
